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Gerenciamento de Risco & Operador Econômico Autorizado (OEA): qual a relação e por que esses temas merecem atenção

A gente já falou por aqui sobre o conceito de risco e da importância do gerenciamento de risco aduaneiro como prática fundamental para as empresas que atuam no Comex. Afinal, são diversas etapas, regras e normas regulatórias nacionais e internacionais a lidar. O assunto está diretamente relacionado à certificação de Operador Econômico Autorizado (OEA), que permite às empresas uma série de vantagens com base na confiança, segurança e na conformidade.

Foi exatamente esse o tema tratado no Evento de Comércio Exterior, realizado na Univille no dia 22 de junho, em Joinville (SC), que teve como palestrantes o diretor da Freitas, Marcio Freitas, e o nosso parceiro, Marcos Rama, da Rama Consultoria Empresarial.

Se você não conseguiu participar ou acompanhar o momento que tratou do assunto Gerenciamento de Risco & Operador Econômico Autorizado (OEA), não se preocupe! A gente preparou um “resumão” com os principais pontos abordados. Confira:

Pirâmide da gestão de risco

Para contextualizar o conceito, Marcos Rama apresentou uma pirâmide:

  • No topo estão as pessoas e a importância do envolvimento e do comprometimento delas na gestão de risco, que envolve treinamento, busca por conhecimento, etc.
  • Na base esquerda estão os processos: controles e procedimentos.
  • Na base direita, está a tecnologia, o que vai além dos softwares e ferramentas em si.

Na sequência, Rama lembrou da importância da ISO 31000, norma da família de gestão de risco criada pela International Organization for Standardization.

Como fazer a análise dos riscos

O consultor explicou a importância de conhecer todos os riscos que envolvem suas atividades e como essa análise deve ser feita a partir dos seguintes pontos:

  • O risco é analisado determinando-se, no mínimo, as consequências e suas probabilidades.
  • A análise dos riscos considera as incertezas, fontes de risco, consequências, probabilidades, eventos, cenários, controles e sua eficácia.
  • A análise pode ser realizada com diversos graus de detalhe. Dependendo das circunstâncias, pode ser qualitativa, quantitativa ou uma combinação delas.

“Com a globalização, o risco passou a ficar muito próximo da gente”, lembrou Marcos Rama, citando o exemplo da própria pandemia da Covid-19.

A explicação contou também com a apresentação da Equação do Risco ou Método Total Risk, que aborda índices como ameaça x vulnerabilidade x impacto x probabilidade e seus respectivos controles.

Definições operacionais

Entre os conceitos relevantes, Marcos Rama definiu risco geral e risco na gestão da cadeia de suprimentos:

  • Risco (em geral): valor estatístico da possibilidade de um evento indesejável ocorrer ou não.
  • Risco na gestão da cadeia de suprimentos: probabilidade de um evento indesejável e os possíveis efeitos que a sua ocorrência teria no objetivo abrangente da gestão da cadeia de suprimentos, de conciliar oferta e demanda.

Há ainda as categorias de risco, que são divididas em: rede de unidades operacionais, recursos humanos, tecnologia, transporte, fornecimento, demanda, sistemas de informação, ambiente econômico e ambiente político. Já os tipos de risco são: aleatórios (fenômenos naturais), acidentais (não intencionais, causados por negligência, imprudência ou imperícia) e intencionais (causados por ação intencional).

A partir dessas análises, você entende o que pode prevenir e como ser prudente para evitar que eventos afetem os negócios e as atividades das empresas. A grande questão é entender como mitigar os riscos, pois eles não vão deixar de existir.

Antes de definir as estratégias para o gerenciamento, é preciso entender a vulnerabilidade, que pode ser baixa, moderada, média ou alta. Essa análise pode ser feita através de um gráfico que leva em conta o nível de probabilidade da ocorrência versus o impacto/consequência que o risco pode gerar para o negócio.

Ao levar em consideração todos esses pontos, assim deve ser entendido o processo de gerenciamento de risco:

Processo de gestão de risco

Gerenciamento de risco e a Certificação OEA

Marcio Freitas falou sobre a importância da cultura de gestão de risco para facilitar e aumentar a segurança do comércio internacional, das cadeias de suprimentos e do trânsito entre países. O diretor da Freitas lembrou que ao fazer a gestão de risco, a Receita Federal entende que você conhece verdadeiramente seus processos e todos os riscos que envolvem suas atividades. “A Receita não quer risco zero, ela sabe que toda operação tem risco, ela espera que ao conhecer seus riscos você possa tratá-los e mitigá-los”, complementou Rama.

É exatamente o que fazem as empresas que conquistam a certificação OEA (Operador Econômico Autorizado): elas mostram que fazem a própria gestão dos seus riscos e tomam medidas para evitá-los. Consequentemente, a Receita Federal estabelece uma relação de confiança com aquele parceiro estratégico das Aduanas, que após ser avaliado como de baixo risco passa a ser qualificado como operador confiável, que zela pela segurança da cadeia logística e que cumpre com a legislação tributária e aduaneira.

“Pra quê que eu vou parar a operação de uma empresa que eu sei que tem gente capacitada, que eu sei que tem um processo de gestão de risco bem estabelecido?”, reforçou Marcos Rama durante a explicação sobre o programa OEA, que fortalece a segurança e estimula o aumento da conformidade.

Comportamentos esperados dos operadores OEA:
  1. Conhecimento dos riscos que acometem suas operações.
  2. Melhoria contínua dos procedimentos internos para detecção e minimização dos riscos.
  3. Comunicação com seu ponto de contato na Receita Federal sobre riscos detectados e medidas adotadas.
  4. Agilidade nas respostas às demandas da RFB.

 Por fim, os palestrantes falaram sobre o cenário atual das empresas OEA brasileiras e estimularam a busca pela certificação e sua manutenção.
__________

Essa certificação pode fazer toda a diferença para as suas operações de comércio exterior. Fale com a gente e tenha um diagnóstico real para entender como conquistá-la e aproveitar todos os benefícios de ser OEA.

Abraços,
Equipe Freitas.

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Descubra o que compliance aduaneiro e empresas OEA têm em comum

Compliance tem a ver com conformidade que, por sua vez, é palavra de ordem na área de Comércio Exterior, como a gente explicou aqui. Por isso, quando se fala em trade compliance ou compliance aduaneiro e em processos bem definidos, transparentes e que têm o certo como padrão natural, a associação com as empresas certificadas como Operador Econômico Autorizado (OEA) é imediata.

Deu pra entender o porquê? É simples. Olha só!

As empresas com certificação OEA, concedida pela Receita Federal, são aquelas que expressam em todas as suas ações que são confiáveis, pois têm uma política bem definida e transparente para as suas atividades de importação e exportação.

Ser OEA é um grande passo para estabelecer e harmonizar as exigências de acordo com as melhores práticas do comércio internacional, as quais estão alinhadas com compliance a nível global e abrem muitas portas, devido a fatores como baixo risco de segurança da carga e o cumprimento de obrigações aduaneiras.

Elas passaram existir exatamente para promover a cultura e identificar parceiros confiáveis no mercado internacional e assim dinamizar o trabalho das aduanas. Por consequência, têm acesso a uma série de benefícios que impactam positivamente todas as suas atividades de importação e de exportação. Veja alguns deles:

  • Reconhecimento global;
  • Benefícios em aduanas estrangeiras;
  • Simplificação de procedimentos;
  • Maior fluidez nas operações;
  • Prioridade de análises e conferência aduaneira;
  • Parametrização imediata das declarações;
  • Diminuição do percentual de seleção para canais na importação;
  • Despacho sobre águas, nuvens e rodas;
  • Ponto de contato na Receita Federal do Brasil;
  • Participação no fórum consultivo;
  • Redução de custos logísticos;
  • No alfandegamento: local separado para cargas, que recebem tratamento prioritário.

São muitas vantagens, né? Além de todas essas, no dia 19 de maio, o Brasil e outros 10 países assinaram um acordo para que suas aduanas reconheçam mutuamente empresas que têm bom histórico de cumprimento de regras e, por isso, merecem tratamento diferenciado para suas cargas, o que significa redução de tempo considerável na liberação das mercadorias, já que por adotarem as melhores práticas são menos fiscalizadas.

É claro que as empresas certificadas como OEA são um ótimo exemplo de conformidade e segurança, portanto devem figurar nessa lista com tranquilidade. O reconhecimento que adquirem devido à reputação é consequência de uma série de medidas tomadas para viabilizar a certificação e tudo isso é exatamente o que o compliance aduaneiro exige.

Na prática, há vários exemplos de como é importante ter a certificação OEA, principalmente quando se pensa no ganho de tempo que, no Comércio Exterior, antecipa prazos e, de acordo com as negociações, está diretamente relacionado a ganhos financeiros.

O ganho de tempo na prática

Um exemplo recente envolve a Operação Padrão da Receita Federal, iniciada no fim do ano passado, que tem atrasado os processos de importação e exportação de muitas companhias, mas para empresas OEA, que têm direito a tratamento preferencial das cargas, a operação não tem sido um problema como para as demais.

Dados do Balanço Aduaneiro de 2021, divulgado pela Receita Federal, mostram que no ano passado apenas 0,32% das cargas de exportação das empresas OEA passaram por fiscalização. Já para as empresas que não são OEA, as cargas fiscalizadas chegaram a 1,12%, uma quantidade 3,5 vezes maior. Nas importações, 0,73% das cargas das empresas OEA foram selecionados para fiscalização, enquanto nas demais empresas foram 3,96%.

Ao observar tantas vantagens, muito mais empresas tem procurado conquistar a certificação. Até 30 de abril deste ano, o Programa OEA havia emitido 636 certificados e outros 155 requerimentos estavam em análise. Em abril de 2022, o tempo médio bruto em horas do despacho de importação marítimo para empresas OEA foi de 2 horas e 26 minutos. Já as empresas não OEA nas mesmas condições tiveram média de 49 horas e 4 minutos, uma redução de 95,03%.

A obtenção da certificação OEA é voluntária e não obrigatória, mas será sempre condicionada ao cumprimento de vários requisitos legais definidos que passam por manutenção, como a gente contou neste post.

As empresas que investem no compliance aduaneiro já estão “arrumando a casa” e o próximo passo poderia ser solicitar a certificação OEA e aproveitar os tantos benefícios. Para isso, alguns dos requisitos básicos são fazer parte da cadeia logística direta de comércio exterior, atuar na função há pelo menos 24 meses, estar em dia com o CNPJ e com os recolhimentos fiscais, aderir ao Domicílio Tributário Eletrônico (CTE) e a Escrituração Contábil Digital (ECD).

Esse caminho demanda comprometimento, mas como é possível perceber, vale muito a pena, né? Se a sua empresa pensa em dar esse passo, a gente pode te ajudar! Clique aqui e fale com um especialista! 😉

Abraços,
Equipe Freitas.

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Você já sabe o que são as modalidades de despacho sobre águas e sobre nuvens?

Que a desburocratização sempre facilita as atividades do Comércio Exterior não é novidade, não é mesmo? Por isso, a gente está sempre atento às regras que chegam com esse propósito e contribuem com questões tão importantes, como reduções de tempo, de custos e ganho no quesito eficiência, e o despacho sobre águas e sobre nuvens é um bom exemplo disso. Podemos dizer que há uma série de esforços nesse sentido, que unem poder público e iniciativa privada em busca de soluções viáveis. Porém, vale destacar que é preciso existir equilíbrio entre a simplificação dos processos de importação e exportação e a efetividade do controle aduaneiro.

Em 2017, por exemplo, o Brasil se tornou signatário do Acordo de Facilitação do Comércio (AFC) da Organização Mundial do Comércio (OMC), que prevê uma série de direitos e deveres dos países-membros para modernizar e agilizar os trâmites do Comércio Exterior, além de promover a cooperação entre os membros para combater irregularidades.

Com essa ideia de facilitar e agilizar, ao mesmo tempo em que se tem a segurança e a conformidade como padrão, avanços dessas iniciativas são o despacho sobre águas e sobre nuvens. Você já ouviu falar dessas modalidades? Elas têm muito a contribuir com o processo de importação. Uma prova disso é que, de acordo com um levantamento de 2019, com o despacho sobre águas há uma redução no tempo médio da operação, entre a chegada e a entrega da carga, de cerca de 70%. 😮

O que são e mais vantagens

O despacho sobre águas, implementado em 2017 com a publicação da Instrução Normativa RFB 1.759, é uma modalidade de despacho de importação que permite o registro antecipado da declaração de importação de mercadorias transportadas por modal aquaviário, ou seja, o registro pode ser realizado antes da chegada da carga no porto de destino. Ela é permitida apenas aos importadores certificados como Operadores Econômicos Autorizados (OEA) dentro das modalidades “Conformidade Nível 2” ou “Pleno”.

Com o registro, o processo de gestão de risco já é iniciado, permitindo, nos casos de parametrização em canal verde de conferência, o desembaraço aduaneiro da carga antes mesmo de sua chegada no recinto alfandegado, o que traz previsibilidade e fluidez para o processo. Em 2020, como a gente contou aqui, a Portaria Coana 85/2017 passou a ter um novo artigo que tornou mais simples o processo de despacho, uma vez que retirou a necessidade de cancelar a Declaração de Importação (DI) no caso de acontecer algum atraso na chegada da carga no porto e descumprimento do cronograma já apresentado.

Já o despacho sobre nuvens, ou despacho sobre asas, como também é chamado, foi previsto recentemente na Portaria Coana nº 47, de 25 de outubro de 2021. Com ele, é possível fazer o registro de declarações de importação de forma antecipada no modal aéreo, antes da chegada da carga no aeroporto de destino.

Os dois modelos, o despacho sobre águas e sobre nuvens, têm regras claras quanto a quem pode utilizá-los e de que maneira. Olha só:

→ A pessoa jurídica importadora deve estar devidamente certificada como Operador Econômico Autorizado (OEA) na modalidade Conformidade Nível 2 (OEA-C2) ou Pleno;

→ A declaração de Importação (DI) deve ser do tipo “Consumo” ou “Admissão na Zona Franca de Manaus (ZFM)”;

→ A via de transporte das mercadorias deve ser aquaviária no caso de despacho sobre águas; e aérea no caso de despacho sobre nuvens;

→ A Unidade Local (UL) de despacho e de entrada no país devem ser a mesma, não havendo declaração de trânsito aduaneiro associada à DI;

→ Quando houver a necessidade de licenciamento, a Licença de Importação (LI) já deve estar deferida antes do registro da DI.

Até aqui, você já deve ter percebido que essas possibilidades: diminuem o tempo do despacho de importação e, consequentemente, o custo da operação, permitem fluidez ao comex ao proporcionarem previsibilidade às operações e melhoram o processo de gerenciamento de riscos da importação, assim como o ambiente de negócios. Tudo isso enquanto preservam o controle aduaneiro e a segurança, já que estimulam a conformidade, pois somente os Operadores Econômicos Autorizados (OEA) contam com a opção.

A conclusão parece óbvia: vale muito a pena ser OEA e contar com essas e muitas outras vantagens a partir da conquista da confiança!

Por que e como ter a certificação OEA?

O Operador Econômico Autorizado é considerado parceiro estratégico das aduanas, uma vez que comprova a confiabilidade e a previsibilidade de suas movimentações, evitando riscos, garantindo segurança e confiabilidade.

Mas será que basta apenas dizer que é confiável? Como lembra Valéria Mendonça, especialista em estratégia aduaneira da Freitas, na verdade, “não basta querer ter OEA, mas sim ser OEA”. A frase resume as exigências da certificação, “que trabalha com compliance aduaneiro, implementação de melhorias contínuas nos processos e, por consequência, acaba mitigando risco em sua empresa”, explica a especialista.

Por isso, o processo para buscar a certificação OEA deve ser uma decisão estratégica da alta direção e todas as áreas da empresa devem ser envolvidas no passo a passo que tem uma série de etapas, análises e implementações bem definidas. Uma vez que o processo se torna cultura dentro da organização é um caminho sem volta, mas certamente um caminho muito promissor.

Você tem interesse de saber mais e buscar a certificação OEA para aproveitar inúmeros benefícios? Então conte com a gente. Temos uma equipe altamente especializada no assunto para ajudar em tudo! 😉

Abraços,
Equipe Freitas

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Gerenciamento de risco no comex, como melhorar?

Você já parou para pensar em quanta coisa é indispensável e importante no mundo do comércio exterior? Muitas delas são palpáveis e lidamos diariamente, mas elas vão além do que é concreto. Por exemplo, o gerenciamento de risco no comex, você sabe por que é importante e merece a sua atenção? 🤔

Os riscos do comércio exterior não são poucos: desde o início da produção do produto, até a sua chegada no destino final são muitas etapas e parceiros envolvidos e se algo dá errado, os prejuízos podem ir bem além do que uma dor de cabeça: atrasos, multas, avarias e custos adicionais não previstos são alguns exemplos. Ninguém deseja isso, né?

É por isso que existe o gerenciamento de risco: a adoção de práticas dentro da empresa que colaboram com a segurança da operação e com a identificação e minimização de possíveis ameaças.

Uma prática dentro da área que auxilia com todo esse gerenciamento é a certificação OEA, que já falamos bastante por aqui. Mas ela não é única, alguns cuidados e práticas no dia a dia podem ajudar bastante o seu gerenciamento. Confira algumas delas: 👇

Avalie os riscos da sua operação e seus níveis

Para começar, você deve analisar e mapear todas as etapas da sua operação e identificar possíveis riscos que podem acontecer, como transporte, documentações, armazenagem, financeiro, entre outros. Uma dica é começar por aquelas áreas que já apresentaram problema em algum momento.

Depois disso, é importante avaliar esses riscos e entender quais têm mais importância, urgência e podem causar mais prejuízos.

Faça um plano de ação

Com os riscos identificados e mapeados, você precisa criar um planejamento de como ele pode ser evitado. Instruções de trabalho, protocolos, checklists, treinamentos da equipe, alinhamento com parceiros e comunicação assertiva são práticas necessárias.

Controle e monitore seus riscos

Não basta criar formas de evitar riscos, é preciso controlá-las e monitorá-las. Sempre que um problema surgir, separe um tempo para avaliar a causa e analisar como o plano de ação pode ser melhorado.

Também é importante monitorar todas as etapas do processo, a tecnologia é uma grande aliada nisso. Um exemplo bem fácil e prático para você entender é o INova, a estrutura de sistemas integrados desenvolvida pela Freitas. Ao considerar as necessidades dos clientes e com o objetivo de facilitar a gestão dos processos de comércio exterior, o INova reúne todas as informações em um único lugar e administra todos os processos dos clientes: tanto na área de comércio exterior, como financeira. De forma segura e integrada com os sistemas governamentais, ele traz a informatização como mais um diferencial na redução de riscos.

Conte com parceiros certos

A melhor forma de escolher o parceiro certo, que te ajude neste gerenciamento de riscos, é pela sua conformidade. Saber o cuidado que o parceiro tem com as operações internas, como gerencia as informações dos clientes e de que forma lida com o compliance já dão um bom direcionamento para essa escolha. Para ajudar, você também pode fazer uma pesquisa de mercado, entender quanto tempo o parceiro atua e qual a sua experiência, e buscar referências com outras empresas que ele já tenha atuado.

Torne o gerenciamento de riscos uma cultura

Por fim, um passo importante é tornar o gerenciamento de risco e as etapas anteriores parte da rotina da sua empresa: gerenciar o risco não é e não pode ser uma tarefa isolada e pontual, apenas quando um problema ocorrer, pelo contrário, deve ser diária para evitar que problemas maiores ocorram. Esse é um cuidado que deve surgir na gerência e passar por todas as áreas e colaboradores, com treinamentos, bons exemplos e uma comunicação clara.

Viu como é fácil? Se precisar de mais apoio, conte com a gente! Mais do que especializada no gerenciamento de risco no comex, a gente te ajuda com esse processo por aí também! 😉

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Equipe Freitas

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Minha empresa conquistou a certificação OEA, e agora?

A gente já falou bastante por aqui dos benefícios da certificação OEA, das etapas e mitos desse processo. Mas e aí, depois de certificada, como fazer a manutenção da certificação OEA? 🤔

Separamos três dicas importantes que marcam a manutenção da certificação OEA. Continue a leitura e fique por dentro! 😉

Tenha um plano de ação

Na maioria das vezes a certificação OEA acontece sem que a empresa tenha feito todas as adaptações ou implementações necessárias. Contratação de pessoal, inclusão de sistemas ou mudanças estruturais às vezes fazem parte do plano de gerenciamento de riscos e são planejadas para os próximos meses após a certificação.

Assim, é muito importante organizar um plano de ação e um cronograma para todas as pendências que foram pontuadas para a Receita. No período em que vencer o prazo de implantação dessas ações, a Receita pedirá as evidências, pois são elas que avaliam o risco e o grau de aderência à certificação.

É importante lembrar que, diferente de uma ISO, a certificação OEA não tem auditorias constantes: é uma certificação voluntária e que marca uma parceria entre a empresa e a Receita Federal. Entretanto, a Receita seguirá acompanhando a implementação das ações, nem que seja no término da validade da certificação, que é de três anos. Infelizmente, neste período de três anos, várias empresas já perderam a certificação.

Torne a certificação uma cultura

Como a certificação OEA é voluntária e representa uma parceria, é importante que a empresa esteja consciente de que mais do que ter a certificação, é importante ser OEA, e isso é mudança de cultura.

Muitas empresas não trabalham o processo de aculturamento dessas mudanças, esperam que os colaboradores absorvam tais processos e criem hábitos de uma hora para outra, a natureza não dá saltos, é preciso trabalhar a consciência das pessoas com evidências do quanto é benéfica a evolução profissional (olhar sistêmico, conduta e gestão dos processos) que o projeto exige se a empresa deseja ter a certificação OEA. Entretanto, não são todas as pessoas que conseguem se adaptar facilmente às mudanças da rotina. O segredo para obter sucesso é a introdução práticas para envolver todas as áreas e colaboradores e realizar treinamentos para conscientização.

Conte com ajuda de uma assessoria

Os dois pontos anteriores podem ficar muito mais fáceis com o apoio de uma assessoria especializada no assunto. Mais do que acompanhar o cronograma e implementações, a assessoria ajuda a empresa a ser OEA, e não apenas ter OEA: trabalha no aculturamento de toda a equipe.

Lembre-se que OEA representa segurança e conformidade, e os seus clientes e parceiros devem ter esses pontos fortes e claros nos seus serviços.

Se precisar de ajuda com esse processo, conte com a Freitas! Mais do que auxiliar na certificação, também colaboramos para a manutenção e o aculturamento do OEA dentro da sua empresa. Venha bater um papo com a gente! 😊

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Certificação OEA e a gestão de parceiros comerciais

A gente já falou por aqui como a certificação OEA extrapola a área de comex, mas você sabia que ela vai além da sua própria empresa? Como você faz a gestão dos seus parceiros comerciais? Certificação OEA e a gestão de parceiros comerciais esse é o assunto de hoje! 😉

Quando a Receita Federal fala em conformidade dos processos, ela se refere ao processo do início ao fim: independentemente se ele é realizado todo por colaboradores e áreas da sua própria empresa ou se conta com parceiros. Por exemplo, despachantes aduaneiros e transportadoras são parceiros muito comuns em processos de importação e que precisam estar sob o olhar da conformidade.

Já pensou na responsabilidade que você tem ao entregar todas as informações do seu processo a um parceiro comercial? Claro, ele tem a responsabilidade, contratualmente, de seguir com as ações do processo. E como você faz a gestão disso? 🤔

Fica a reflexão: você faz uma avaliação técnica para saber se o seu parceiro comercial tem conhecimento para realizar o trabalho? Você avalia se ele tem o mesmo cuidado com as informações que você tem? De quanto em quanto tempo você faz essa avaliação? Você busca saber se ele tem processos de treinamento para os colaboradores sobre segurança e questões técnicas?

Essas são algumas das ações que fazem parte da gestão de parceiros comerciais e que devem ser realizadas pela empresa, afinal, se você tem o controle dentro de casa, precisa passar essa responsabilidade também para o seu prestador de serviço.

Conforme Valéria Mendonça, nossa líder em inteligência aduaneira, quando uma empresa tem a certificação OEA, a Receita Federal sugere que ela tenha parceiros certificados também, mas nem todos os nichos se enquadram nesta certificação. Por exemplo, hoje despachantes aduaneiros não estão contemplados neste processo.

Mas e aí, como proceder então? Não ter a certificação não impede a empresa a ter uma política de compliance. “Você não precisa olhar necessariamente à certificação, mas se a empresa atende aos seus requisitos: se ela tem processos bem definidos, treinamentos, políticas de segurança, entre outros”.

A Freitas, por exemplo, já foi certificada em outro momento e hoje, por uma questão legal, não se insere mais na certificação, mas isso não significa que deixou de ser OEA. “Hoje todos os nossos processos são desenhados considerando a certificação OEA”, afirma Valéria.

Uma transportadora local, por exemplo, que também não se insere na certificação, também precisa de atenção quanto à conformidade. Será que ela conta com um checklist, um acompanhamento e rastreamento da carga?

É importante destacar que a Receita Federal tem uma visão ampla do processo, do início ao fim: se o processo inicia com os requisitos do OEA, deve terminar assim, e isso precisa estar detalhado e evidenciado no processo.

“É então que o trabalho de consultoria para a certificação OEA entra: com diagnóstico apresentando a fotografia do grau de conformidade da empresa referente aos critérios OEA; análise de todos os pontos sensíveis; elaboração do mapa de risco com as áreas da empresae se houver terceirização de alguns dos requisitos, avaliação dos seus prestadores de serviço”, explica Valéria.

Aqui na Freitas, contamos com essa solução: te ajudamos a construir esse mapa de risco e responder da melhor forma para a Receita, tornando o processo de certificação ainda mais simples e eficaz. Vem bater um papo com a gente!  😉

Abraços,
Equipe Freitas

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OEA para além da área de comex

Quando você pensa na certificação OEA, quais áreas da sua empresa são envolvidas? É muito comum empresas acharem que ela exige requisitos e atenção apenas da área de comércio exterior, mas isso é um erro: a certificação OEA envolve toda a empresa, com requisitos muito claros e importantes principalmente para a área de gestão de pessoas (GP) e tecnologia da informação (TI).

Nós já falamos por aqui que a certificação é sim muito mais do que um certificado, é uma questão de cultura, mas tudo acontece pelo seu olhar e sua autoavaliação. Assim, todas as áreas precisam fazer a sua autoanálise para, se necessário, criar ou ajustar seus processos.

Na área de gestão de pessoas, por exemplo, que está no critério de Elegibilidade para a certificação, o questionário provoca a empresa olhar para a política de Recursos Humanos, conhecer melhor seus processos e entender quais são os seus riscos. Nesta área, o olhar recai, por exemplo, nos processos de admissão, demissão e sucessão dos colaboradores.

A sua empresa conta com o fluxograma de cargos? Há cargos sensíveis dentro da sua empresa? Ela prepara e forma colaboradores para assumirem novos papéis caso um colaborador que desempenha tais atividades for desligado? São perguntas como essas que o questionário levanta e faz com que a empresa reflita e se autoavalie. Nesta avaliação, devem ser indicadas as ações que são tomadas, os projetos já desenhados ou o que será feito para evitar possíveis riscos.

E por que tudo isso? A Receita Federal quer, cada vez mais, que as empresas contem com profissionais adequados para cada área e cargo, desde os requisitos técnicos aos comportamentais, afinal, isso também evita riscos nos processos.

Na área de TI, o grande ponto é a segurança da informação: ainda falando sobre critérios de Elegibilidade, a Receita quer saber se a empresa e se todos os intervenientes que fazem parte da cadeia, conseguem garantir segurança para tais informações.

Por exemplo, qual é o planejamento e cronograma de treinamentos com os colaboradores sobre o assunto? De quanto em quanto tempo são feitos backups e alterações de senha dos sistemas, e-mails e acessos dos colaboradores? A Receita não vai determinar nada, ela quer que a empresa identifique a sua necessidade e aponte quais são os processos definidos para evitar riscos. E aí é que a empresa entra com políticas, instruções de trabalho, treinamentos e outros processos dentro da área.

Até parece complicado, né? Mas confie na gente, não é. Se cada área estiver disposta a participar e olhar com criticidade aos seus processos, os ganhos são muitos e para toda a empresa. 🤩

Como já falamos por aqui, é por isso que não existe receita pronta para a certificação, pois cada empresa tem suas particularidades e sua própria avaliação.  Recentemente divulgamos as etapas da certificação OEA e falamos da consultoria que oferecemos: é o apoio em todo esse diagnóstico e alinhamento com as áreas, com uma fotografia do que já é estabelecido e praticado e uma análise conjunta do que pode e precisa ser melhorado ou construído. A gente te ajuda a entender essa avaliação, olhar com atenção para dentro de casa e responder da melhor forma para a Receita, tornando o processo ainda mais simples e eficaz.

E aí, está pronto para conquistar a certificação? Vem bater um papo com a gente! 😉

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3 mitos sobre a certificação OEA

Falar em certificação OEA às vezes assusta, né? Você já pensa na quantidade de mudanças no seu dia a dia e investimentos financeiros. Mas e se falarmos que essa é uma visão distorcida? O processo não é doloroso e custoso, ele só precisa de um pouco do seu tempo e, claro, da sua vontade! 😊

A certificação é sim muito mais do que um certificado, é uma questão de cultura, mas tudo acontece pelo seu olhar e sua autoavaliação.

A gente separou três mitos comuns sobre a certificação OEA para te ajudar a entender um pouco melhor, olha só. 👇

OEA é apenas para grandes empresas

Mito. Não há tamanho para buscar a certificação, e sim desejo pela melhoria contínua. É mais comum que pequenas e médias empresas não tenham seus processos e responsabilidades desenhadas, e nem um setor específico para olhar para isso. Assim, muito melhor fazer uma autoavaliação e organizar a casa antes de crescer, não é mesmo?

OEA vai querer mudar toda a minha rotina e vai me dar mais trabalho

Mito. Muitas pessoas correm da certificação OEA com medo que ela traga mais trabalho e responsabilidades, mas isso não é verdade, pelo contrário: o OEA vem para te ajudar!

Quando falamos em mudanças pela certificação, falamos em entender o que precisa melhorar: o processo é feito por pessoas e cada um olha para o seu nicho, a sua área de atuação, para avaliar o que há de bom e o que precisa melhorar. E olha que isso não é de uma hora pra outra: é gradativo e no seu tempo.

A gente participou de um processo muito bacana com uma empresa onde, com o OEA, o colaborador conseguiu implantar várias ações que achava necessário: suas ideias ganharam voz e seu dia a dia foi simplificado.

OEA requer muitos investimentos

Mito. É recorrente o medo de que a certificação vai exigir mudanças na estrutura da sua empresa, implementação de câmeras de alta tecnologia ou outros tipos de investimentos, mas não é bem assim.

O que a certificação faz é mapear os riscos e identificar como podem ser evitados ou minimizados, quando você vai implementar melhorias necessárias, se necessárias, fica a teu critério. A decisão de investimento é da empresa, não é do OEA e nem da Receita Federal.

Por exemplo, se é necessário fazer algum investimento, você pode decidir iniciar pelos mais baixos agora e os mais altos daqui um tempo. Talvez sejam necessárias apenas pequenas adaptações, como, por exemplo, realocar o ângulo de câmeras de segurança do armazém, ao invés de trocar todo o sistema de segurança. Tudo é avaliado pela empresa, por você.

Assim, para finalizar, uma grande verdade da certificação: a participação dos colaboradores é imprescindível. O certificado OEA não é o fim, mas o início do processo: ser OEA é vivenciar, é uma cultura.

Se você decidiu por esse caminho, ficamos muito felizes pela sua decisão e estamos à disposição para te ajudar! Quer saber um pouco mais? Nos dê um alô! 😉

Abraços,
Equipe Freitas

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Como funciona o processo de certificação do OEA?

Os benefícios da certificação no Programa de Operador Econômico Autorizado já são claros e falamos bastante por aqui: não apenas na gestão de riscos, mas também como isso pode impactar financeiramente no seu negócio. Então você quer entender melhor como funciona o processo de certificação OEA? O texto de hoje te explica as etapas do projeto de certificação. 🤓

Para iniciar o projeto, partimos do cumprimento do marco zero, que são os requisitos de admissibilidade. Esses são requisitos obrigatórios que a Receita Federal determina para os operadores que buscam a certificação. Só pra lembrar, de forma rápida, são eles: 1. Adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE); 2. Adesão à Escrituração Contábil Digital (ECD) – SPED Contábil; 3. Comprovação de regularidade fiscal; 4. Inscrição no CNPJ e recolhimento de tributos federais há mais de 24 meses; 5. Atuação como interveniente em atividade passível de certificação por, no mínimo, 24 meses; 6. Inexistência de indeferimento de pedido de certificação nos últimos 6 meses; e 7. Autorização para determinados requerentes operarem em suas áreas de atuação.

Com esses cumprimentos, é que a Receita parte para a primeira análise da empresa através dos critérios de elegibilidade. Aí que está todo o segredo de um trabalho bem-feito. São cinco critérios analisados para avaliar o quanto a sua empresa é elegível para o Programa: 1. Histórico de cumprimento da legislação aduaneira; 2. Gestão da Informação; 3. Solvência financeira; 4. Política de Recursos Humanos; e 5. Gerenciamento de Riscos aduaneiros.

E então você pode estar se perguntando: mas como eu organizo e demonstro esses critérios para a Receita? Como eu mostro que tenho uma gestão de risco madura e que tenho condições de gerir meu próprio risco?

Há duas formas de se fazer isso: apenas cumprir as etapas do processo, com a apresentação dos procedimentos, ou cumprir as etapas do processo a partir das experiências e particularidades da sua empresa. A gente defende que não existe receita de bolo pronto: se você está disposto a tornar o gerenciamento de risco uma cultura dentro da empresa, ele deve respeitar os ingredientes que há dentro dela.

Dessa forma, o trabalho começa antes mesmo da certificação. Nem sempre é um processo rápido, leva em torno de 4 a 5 meses para que todas as análises e procedimentos sejam elaborados ou aperfeiçoados, mas é isso que torna o processo mais fácil e maduro: à medida em que a empresa está envolvida e presente em cada etapa, com as pessoas certas em suas atribuições e responsabilidades, fica muito mais fácil atingir o resultado e torná-lo uma cultura perene na empresa.

Aqui na Freitas, contamos com a parceria da Rama, especialista neste processo de certificação e que desenvolveu uma metodologia específica para que isso aconteça de forma harmônica. Tudo começa com o diagnóstico e alinhamento com as áreas para embarcar na gestão de risco: é feita uma fotografia do que já é estabelecido e praticado. Depois, todos os procedimentos são revisados e avaliados com base nos objetivos e critérios de conformidade, citados acima.

Metodologia Rama

Isso é realizado a partir de uma metodologia própria que entende se a empresa está minimamente elegível ao Programa, se seus procedimentos e processos tem aderência ao Programa, o quanto está organizada e o quanto cada processo estabelecido é minimamente resiliente, ou seja, em caso de problemas, quanto tempo a empresa demora para mitigar o risco residual e voltar a operar regularmente.

Esses trabalhos são coordenados, mas precisam do engajamento da equipe e apoio da alta administração. A partir do entendimento de todas as necessidades e particularidades, é que a empresa consegue montar a sua própria receita e cumprir todas as fases.

Com todo esse trabalho realizado, a etapa mais tranquila é o preenchimento do Questionário de Auto Avaliação (QAA) no Portal Único Siscomex e anexação das evidências da empresa.

Na sequência, ocorre a elaboração do Mapa de Riscos Aduaneiro, com base na ISO 31.000/2018, cujo objetivo é a implementação de um processo eficaz de Gestão de Riscos. Aqui, a empresa conta com o apoio de ferramentas da própria consultoria para que haja automatização e integração dos processos de Governança, Riscos e Compliance, permitindo assim, a mensuração e controle dos riscos, o que reduzirá significativamente os custos logísticos com os benefícios alcançados com a certificação.

Com a certificação garantida, o trabalho continua com o monitoramento dos processos durante o primeiro ano de projeto, o que contempla o acompanhamento das operações, minimização de riscos e atenção a novas oportunidades para negócios e resultados.

E então, só com todas essas fases, é que você garante o grande troféu da empresa: sabe que a gestão de risco é sua e como dar conta dela, tem a sua própria receita! Mas lembra-se: o processo é contínuo e nem todos os processos precisam ser montados neste momento, ao você entender as fragilidades, particularidades e necessidades, fica fácil planejar e incluir novos ingredientes, sempre que for necessário.

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Abraços,
Equipe Freitas

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5 pontos importantes para descomplicar a sua certificação OEA

As palavras simples e fácil dificilmente são associadas ao processo de certificação do Programa de Operador Econômico Autorizado – OEA da Receita Federal. Ao falar em conformidade e em gestão de risco, muitas empresas se assustam e imaginam que o processo é complexo e custoso. Imagina precisar mapear todos os riscos e solucioná-los para conquistar a certificação? Sabia que não é bem assim?! O processo pode ser fácil, leve e, principalmente, descomplicado, tudo depende das suas escolhas.

Se você é importador e quer entender melhor como funciona a certificação na modalidade conformidade, continue a leitura e confira pontos importantes para descomplicar o processo e aproveitar as facilidades que o OEA oferece. (Ah, não lembra das facilidades? A gente preparou um conteúdo sobre isso, principalmente com a chegada da DUIMP, clique aqui).

1 – Quem ganha é você

O primeiro ponto é entender que a certificação resulta em uma gestão de risco não para a Receita Federal, mas para sua própria empresa: com análise da sua operação, procedimentos escritos e planos de ação estabelecidos quando necessários, você tem condições de gerar o seu próprio mapa de risco e ter recursos e ferramentas para mitigar possíveis incidentes que possam ocorrer. E é a partir disso que surgem todas as facilidades junto à fiscalização.

2 – Não existe receita pronta

O segundo ponto é ter ciência de que não existe uma receita pronta. Cada empresa é uma empresa, e o processo deve respeitar e incluir esses diferenciais nas análises iniciais e na implementação do projeto. Qual é o histórico aduaneiro da empresa, de que forma ela lida com a gestão da informação, como está a solvência financeira e quais são as pessoas que realmente vão fazer o negócio acontecer, são critérios que sempre devem ser levados em conta.

3 – A certificação não é o final

Outro ponto é lembrar que a certificação não é o final do trabalho: conformidade é uma cultura da empresa e todos os colaboradores devem operar colaborativamente com a gestão de risco. Sempre que necessário, as avaliações de riscos devem ser revisitadas e ajustadas continuamente.

4 – Seguir todas as etapas

Uma forma de descomplicar o processo é seguir todas as etapas estabelecidas no projeto. Nem sempre a certificação é rápida, geralmente leva em torno de 4 (quatro) a 5 (cinco) meses para que todas as análises e procedimentos sejam criados, mas é isso que torna o processo mais fácil e maduro: à medida que a empresa está envolvida e presente em cada etapa, com as pessoas certas em suas atribuições e responsabilidades, é muito mais fácil atingir o resultado depois. Cada etapa tem uma lógica e vamos explicá-las no próximo conteúdo. Clique aqui para se inscrever na nossa newsletter e receber os nossos conteúdos diretamente no seu e-mail. 😉

5 – Conte com bons parceiros

Por fim, como todas as operações, contar com bons parceiros deixa tudo mais fácil, simples e descomplicado. Aqui Freitas contamos com parceiros experientes neste processo de certificação, parceiros atentos às características de cada cliente e com etapas bem desenhadas, tornando o trabalho mais completo e duradouro.

E aí, quer saber um pouco mais e aderir à certificação? Vem bater um papo com a gente! 😀

Abraços,
Equipe Freitas