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Com o Novo Processo de Importação, integração entre áreas é requisito obrigatório e urgente

Você conhece aquela famosa cena do filme Tempos Modernos, em que o personagem repete diversas vezes um único processo da linha de produção fabril, sem que necessariamente saiba qual etapa foi feita antes e o que virá a seguir? Focando em conhecer apenas uma parte do todo, podemos comparar o trecho com como a maioria das empresas ainda têm tratado os seus processos de importação. 😮

“Mas como assim, se o comex exige tanto conhecimento e visão sistêmica?” Ficou confuso? A gente explica! 😉

O ponto é que, embora os processos devam acontecer de maneira inteligente, otimizada e integrada, na maioria das vezes eles são completamente fragmentados, o que compromete sua segurança. Os departamentos costumam trabalhar de forma isolada e o comércio exterior é mais visto como parte operacional e de suporte do que como um setor estratégico para a empresa.

A representação da sequência dos fatos pode ser mais ou menos assim: um setor faz a requisição do material, o segundo realiza a compra e o terceiro fica responsável pela importação do produto. Não é raro ver casos nos quais só há atenção à descrição de mercadorias e classificação fiscal quando o parceiro aduaneiro solicita informações em um processo que até já foi iniciado, possivelmente com falhas.

E será que está “tudo bem” fazer assim? A resposta é simples: não. Se antes existiam brechas para improvisos, com a chegada do Novo Processo de Importação (NPI) e o seu conjunto de transformações que visam a modernização aduaneira e mudança de mentalidade, a não integração entre as áreas que lidam com a atividade deixa de ser possível.

O fluxo de informações entre os departamentos da empresa precisa obedecer à nova lógica e à forma de fazer que o NPI implementa. É necessário que cada setor contribua para que a descrição esteja completa, com os aspectos técnicos e regulamentares previstos na legislação, e que a classificação fiscal esteja correta.

Dois dos principais módulos do NPI, o Catálogo de Produtos e a Declaração Única de Importação (DUIMP) exigem planejamento, organização, atenção criteriosa a todos os detalhes, e o mais importante: não há espaço para improvisos, pois existem etapas prévias e obrigatórias, como a gente já contou aqui. As informações de um item no Catálogo, na DUIMP e na nota fiscal têm que ser compatíveis, o que indica que as áreas precisam, obrigatoriamente, estar muito bem alinhadas.

Com as mudanças que estão acontecendo, a descrição das mercadorias, a classificação fiscal dos produtos e o enquadramento dos atributosque agora têm estrutura para inserção definida e não mais sem padrão – passam a ser considerados assuntos estratégicos da empresa. E assim, uma nova forma de conexão entre as áreas é urgente, uma vez que a mentalidade que o NPI traz caminha para a integração, com etapas, sistemas e informações conectados.

Vale lembrar que o Catálogo de Produtos é um banco de dados do importador, que funcionará como base para vários outros módulos, faz parte diretamente da gestão de risco da empresa e necessita de um acompanhamento contínuo. É lá que serão gerenciadas as informações sobre os produtos, os fabricantes e os exportadores estrangeiros e é de onde as informações da Declaração Única de Importação (DUIMP) e da Licenças, Permissões, Certificados e Outros Documentos (LPCO) serão extraídas. Na hora de emitir uma DUIMP, vai ser preciso selecionar um produto que já foi adicionado no Catálogo e, por sua vez, já teve todas as informações necessárias imputadas.

Descrição e classificação fiscal de mercadorias

Com a chegada do Novo Processo de Importação, uma das principais dificuldades é fazer a descrição e classificação fiscal das mercadorias da maneira correta. Além de seguir todas as etapas, as quais a gente ensinou neste post, há uma série de regras que precisam ser consideradas, como a Interpretação do Sistema Harmonizado (RGI/SH), Regras Gerais Complementares do Mercosul (RGC), Regras Gerais Complementares da TIPI (RGC/TIPI), Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (NESH), pareceres de classificação do Comitê do Sistema Harmonizado da Organização Mundial das Aduanas (OMA), Ditames de Classificação da Comissão de Comércio do Mercosul e Compêndio de Ementas do Centro de Classificação Fiscal de Mercadorias.

Sua empresa está preparada para esse cenário? 🤔

Um destaque sempre levantado aqui é sobre a fiscalização, que será mais intensificada com o NPI. Com a DUIMP e o Catálogo de Produtos, a Receita Federal terá armas bastante eficazes que vão deixar a falta de integração entre setores mais evidente e, com isso, preocupante.

A organização e a praticidade do Novo Processo de Importação trazem muito mais recursos para a ação dos órgãos fiscalizadores. A Receita Federal, por exemplo, já conta com ferramentas e mecanismos de inteligência artificial que vão identificar quaisquer inconsistências e, com isso, vêm as temidas multas, perdas de benefícios e atrasos na entrega da carga. Exatamente aquele cenário que prejudicará a empresa como um todo, e não apenas o setor ou os setores que lidam com as transações de comércio exterior.

E ainda há a Revisão Aduaneira, que é habitual e, por meio dela, em cinco anos a RFB pode voltar a um processo de importação, ou ao conjunto de declarações registradas ao longo desse período, para fazer uma nova análise.

Por tudo isso, a formalização, a transparência e a integração são indispensáveis, já que a fiscalização será ainda mais intensa e eficaz. Nesse novo cenário, os setores precisam se adaptar e atuar no mesmo ritmo, o que demanda envolvimento da alta gestão, pois a área de comex deixa de ser estritamente operacional e passa a ser tão estratégica quanto outras áreas da empresa.

É isso que você já tem sentido no dia a dia? Algumas perguntas que você e sua equipe devem se fazer são:

  • Minha equipe ou colegas entendem o Novo Processo de Importação, seus módulos e toda a transformação que ele representa?
  • Já foi definida qual área fará a gestão do Catálogo de Produtos?
  • Temos um sistema que faz a revisão, atualização e integra os processos com conformidade?

Fale com a gente para fazer um diagnóstico sobre o seu cenário e, com isso, apontar as ações necessárias para aproveitar apenas os benefícios que o Novo Processo de Importação pode oferecer a quem entender que a conformidade deve ser uma mudança de cultura, e não apenas um ajuste no modo de se fazer um processo.

Vamos fazer isso juntos e não perder mais tempo? Conte com a nossa equipe! 🤗

Abraços,
Equipe Freitas.

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Solução de consulta: mais uma ferramenta para a correta classificação fiscal

“A importância de classificar as mercadorias corretamente” já quase virou um mantra por aqui, afinal, já está mais do que na hora de se preparar para a DUIMP, que já está disponível para algumas empresas.

Nós já falamos por aqui sobre a responsabilidade da sua empresa em fazer essa correta classificação e também em como realiza-la corretamente. Além disso, há algumas ferramentas do governo que já te apresentamos que podem auxiliar neste processo. Lembra do Compêndio de Ementas? Esse material traz informações sobre as descrições e os códigos de classificação fiscal de cada uma das mercadorias classificadas pelo Ceclam desde o início de seu funcionamento, em julho de 2014. Outra ferramenta é o sistema Classif, módulo do Portal Único do Comércio Exterior relativo à Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), que também oferece consulta sobre a classificação.

Mas o que fazer quando, mesmo com essas informações e ferramentas disponíveis, ainda há dúvidas sobre a correta classificação? Te apresentamos hoje a solução de consulta de classificação fiscal. Já ouviu falar? 🤔

Quando a empresa tem em mãos todas as informações do produto mas ainda não se sente 100% segura em classifica-lo, pode requerer a solução de consulta de classificação fiscal à Receita Federal, a qual analisa as características e informações técnicas do produto e sugere a classificação. A solução de consulta é a resposta formal do órgão à empresa.

A solução abrange tanto dúvidas sobre a classificação fiscal, como sobre interpretações da legislação tributária. Assim, pode ser solicitada tanto para a Receita Federal como para a Secretaria da Fazenda Estadual – Consulta Copat, em caso de dúvidas sobre ICMS ou outras questões relacionadas aos tributos estaduais.

A principal vantagem da consulta é a segurança! Como a Receita Federal também estará vinculada à classificação fiscal, a empresa tem o respaldo para qualquer passivo que possa ser aplicado.

Mas importante: para que seja considerada e respondida, a consulta para classificação fiscal deve se referir a apenas uma mercadoria por requerimento e deve apresentar todas as características e informações técnicas sobre ela, pois só assim a Receita conseguirá determinar a classificação correta. Além disso, há uma questão de prazo: conforme Valéria Mendonça, nossa líder em estratégia aduaneira, uma solução de consulta leva, em média, 6 meses. Para importadores que são certificados OEA o prazo é de até 45 dias.

Assim, é uma ferramenta importante, mas que deve priorizar seus produtos estratégicos e, claro, deve ser feita com antecedência.

Lembrando que, além da solução de consulta, das ferramentas e informações disponibilizadas, você também pode contar com parceiros para te ajudar! Aqui na Freitas contamos com expertise para te auxiliar na organização e classificação fiscal dos seus produtos, vem bater um papo com a gente! 😉

Abraços,
Equipe Freitas

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Descrição e classificação fiscal de mercadorias, como fazer corretamente?

Que a responsabilidade da descrição e da classificação fiscal de mercadorias é sua, você já sabe… Explicamos por aqui na última semana. Mas você sabe como fazer isso corretamente? A Receita Federal divulgou um material para as empresas certificadas no Programa OEA e a gente compartilha algumas dicas aqui com você. Considerando que a certificação concede uma garantia de segurança e conformidade, entendemos que esse é o melhor exemplo a ser seguido para assertividade e transparência no procedimento. Olha só! 😉👇

O primeiro ponto que precisa ser levado à risca é o fluxo de informações entre as áreas da empresa. É necessário que cada setor contribua para que a descrição seja correta e completa, com os aspectos técnicos e regulamentares previstos na legislação.

Valéria Mendonça, nossa líder em estratégia aduaneira, ressalta algumas áreas envolvidas: na maioria das vezes a necessidade da compra nasce na produção da fábrica. Esse setor faz a solicitação à área técnica, que analisa todas as especificações técnicas necessárias e descreve a mercadoria. Opa, um ponto já temos aí: a descrição! Mas qual é a descrição completa?

Ela deve conter todas as características necessárias para a classificação, como espécie, marca comercial, modelo, nome comercial ou científico e outros atributos que confiram sua identidade comercial. Quando a compra será de matéria-prima ou componentes que serão aplicados em produtos finais, deve-se informar o produto em que a mercadoria será aplicada. A Receita traz o seguinte exemplo como padrão:

“Código interno do produto – Nome comercial completo –  Todas as características necessárias para a correta classificação fiscal – Espécie, marca, modelo – Outros atributos que confiram sua identidade comercial – Produto em que a mercadoria será aplicada”.

Bom, com isso, já temos a descrição correta. Mas e a classificação? Seguindo o fluxo de áreas, Valéria explica que as especificações e descrição são enviadas para a área de compras e de comércio exterior da empresa, que aí faz a classificação fiscal do produto e define a NCM a ser utilizada. Mas calma, ainda não acabou! Com a classificação feita, a área de compras volta para a área técnica validar a NCM e encaminha para a área fiscal entender a tributação do produto. Só após a validação dessas áreas é que a compra do produto segue com segurança.

Fluxograma descrição e classificação fiscal de mercadorias
Essa validação das informações sobre as características dos produtos é o segundo ponto abordado pela Receita Federal: as informações devem estar em consonância com o que determinam as regras de classificação fiscal e a legislação aduaneira.

Você até pode ficar um pouco assustado no início e achar que é muita coisa, afinal, no nosso exemplo foram ao menos quatro áreas envolvidas. Mas fique tranquilo, quando cada um faz a sua parte, fica bem mais simples e assertivo. 😀

A Receita Federal também aponta a forma de comunicação entre as áreas: é importante que esteja detalhada no processo e que as informações fiquem registradas nos sistemas internos da empresa, para que possam ser recuperadas quando necessário. Essa comunicação deve ocorrer mesmo quando a empresa não possui setores técnicos: deve-se abranger fornecedores ou terceiros também.

Outro ponto importante que a Receita Federal traz é a observância das regras vigentes sobre classificação fiscal. Há uma série de regras como a Interpretação do Sistema Harmonizado (RGI/SH), Regras Gerais Complementares do Mercosul (RGC), Regras Gerais Complementares da TIPI (RGC/TIPI), Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (NESH), pareceres de classificação do Comitê do Sistema Harmonizado da Organização Mundial das Aduanas (OMA), Ditames de Classificação da Comissão de Comércio do Mercosul e Compêndio de Ementas do Centro de Classificação Fiscal de Mercadorias.

É importante ressaltar que você pode pedir ajuda neste processo. Quando a empresa tem em mãos todas as informações mas ainda não se sente 100% segura de classificar o produto, pode requerer o processo de consulta de classificação fiscal, onde a Receita olha a descrição e informações técnicas e sugere a classificação.

Também, quando são reconhecidos erros de classificação ou descrição anteriores, é importante que sejam retificadas as declarações aduaneiras desembaraçadas anteriormente e que seja realizado o ajuste apropriado na sua base de dados, para que o erro não seja repetido.

Todo esse processo só é apreendido e eficaz quando praticado, e é por isso que batemos tanto nesta tecla, afinal, uma nova sistemática de importação está vindo aí e é importante que as empresas se preparem. Aproveite o tempo para conhecer o processo, capacitar a equipe e organizar o fluxo de informações! 😊

Abraços,
Equipe Freitas

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Classificação fiscal de produtos: de quem é essa responsabilidade?

A gente vem falando bastante por aqui sobre classificação fiscal de produtos e a importância de classificar os produtos corretamente para evitar prejuízos administrativos, tributários e financeiros. Mas você sabe de quem é essa responsabilidade? É sua, e a gente explica porque. 😉

Muitas empresas acreditam que ao contratar um parceiro aduaneiro transferem toda a responsabilidade para ele, inclusive quanto à descrição e classificação fiscal dos produtos, mas não é bem assim. Esse trabalho, para que seja correto e eficaz, precisa de toda a equipe da empresa, envolvendo diferentes áreas: dos setores técnicos e engenharia até o time de compras, logística e comércio exterior.

Quem é que sabe, por exemplo, as especificidades necessárias de uma determinada máquina para sua produção, que é única? Ou quem é que entende qual é o parafuso necessário para fazer determinado produto? A área técnica! Engenheiros, equipe de produção e quem está na linha de frente são os que vão poder descrever a mercadoria que precisa ser comprada com todos os detalhes necessários, seja na espessura, comprimento, material fabricado, cor, entre outros.

Com essas informações em mãos, é que entra em cena a equipe de compras, que então consegue observar o que há disponível no mercado e avalia o melhor preço e qualidade. E é isso que compõe a descrição correta do produto: nome comercial e/ou científico, espécie, marca, tipo, modelo, série, material constitutivo, aplicação e demais elementos que permitam sua perfeita identificação, e outros atributos que confiram sua identidade comercial.

E então, conhecendo o produto, sabendo seus detalhes, características e funções, é que a empresa consegue fazer a correta classificação fiscal. Essa classificação é como se fosse o RG do produto: um código de oito dígitos estabelecido para identificar a natureza das mercadorias.

Com tudo isso, como é que um parceiro, que não está no dia a dia da sua operação, pode fazer toda essa descrição e classificação? Difícil, né?! Com a experiência já adquirida e sabendo as suas necessidades, o papel do parceiro aqui é auxiliar e às vezes até interferir quanto à correta classificação, mas ele não pode e não deve defini-la sozinho, essa é uma responsabilidade que não pode ser transferida.

Importante lembrar que neste assunto também entra a NCM, que é o enquadramento da mercadoria no código na Nomenclatura Comum do Mercosul. Como há diferença em idiomas e tributação entre os países, esse código vem para facilitar as relações comerciais.

Tudo isso até parece difícil, mas não é: é questão de organização, cuidado e envolvimento de toda a equipe. Experimente aí na sua empresa organizar um fluxo onde cada área faz a sua parte e nos conte como foi! 😉 Ahh, e se precisar de ajuda neste processo, conta com a gente aqui tá?!

Abraços,
Equipe Freitas