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Certificação OEA e a gestão de parceiros comerciais

A gente já falou por aqui como a certificação OEA extrapola a área de comex, mas você sabia que ela vai além da sua própria empresa? Como você faz a gestão dos seus parceiros comerciais? Certificação OEA e a gestão de parceiros comerciais esse é o assunto de hoje! 😉

Quando a Receita Federal fala em conformidade dos processos, ela se refere ao processo do início ao fim: independentemente se ele é realizado todo por colaboradores e áreas da sua própria empresa ou se conta com parceiros. Por exemplo, despachantes aduaneiros e transportadoras são parceiros muito comuns em processos de importação e que precisam estar sob o olhar da conformidade.

Já pensou na responsabilidade que você tem ao entregar todas as informações do seu processo a um parceiro comercial? Claro, ele tem a responsabilidade, contratualmente, de seguir com as ações do processo. E como você faz a gestão disso? 🤔

Fica a reflexão: você faz uma avaliação técnica para saber se o seu parceiro comercial tem conhecimento para realizar o trabalho? Você avalia se ele tem o mesmo cuidado com as informações que você tem? De quanto em quanto tempo você faz essa avaliação? Você busca saber se ele tem processos de treinamento para os colaboradores sobre segurança e questões técnicas?

Essas são algumas das ações que fazem parte da gestão de parceiros comerciais e que devem ser realizadas pela empresa, afinal, se você tem o controle dentro de casa, precisa passar essa responsabilidade também para o seu prestador de serviço.

Conforme Valéria Mendonça, nossa líder em inteligência aduaneira, quando uma empresa tem a certificação OEA, a Receita Federal sugere que ela tenha parceiros certificados também, mas nem todos os nichos se enquadram nesta certificação. Por exemplo, hoje despachantes aduaneiros não estão contemplados neste processo.

Mas e aí, como proceder então? Não ter a certificação não impede a empresa a ter uma política de compliance. “Você não precisa olhar necessariamente à certificação, mas se a empresa atende aos seus requisitos: se ela tem processos bem definidos, treinamentos, políticas de segurança, entre outros”.

A Freitas, por exemplo, já foi certificada em outro momento e hoje, por uma questão legal, não se insere mais na certificação, mas isso não significa que deixou de ser OEA. “Hoje todos os nossos processos são desenhados considerando a certificação OEA”, afirma Valéria.

Uma transportadora local, por exemplo, que também não se insere na certificação, também precisa de atenção quanto à conformidade. Será que ela conta com um checklist, um acompanhamento e rastreamento da carga?

É importante destacar que a Receita Federal tem uma visão ampla do processo, do início ao fim: se o processo inicia com os requisitos do OEA, deve terminar assim, e isso precisa estar detalhado e evidenciado no processo.

“É então que o trabalho de consultoria para a certificação OEA entra: com diagnóstico apresentando a fotografia do grau de conformidade da empresa referente aos critérios OEA; análise de todos os pontos sensíveis; elaboração do mapa de risco com as áreas da empresae se houver terceirização de alguns dos requisitos, avaliação dos seus prestadores de serviço”, explica Valéria.

Aqui na Freitas, contamos com essa solução: te ajudamos a construir esse mapa de risco e responder da melhor forma para a Receita, tornando o processo de certificação ainda mais simples e eficaz. Vem bater um papo com a gente!  😉

Abraços,
Equipe Freitas

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5 pontos importantes para descomplicar a sua certificação OEA

As palavras simples e fácil dificilmente são associadas ao processo de certificação do Programa de Operador Econômico Autorizado – OEA da Receita Federal. Ao falar em conformidade e em gestão de risco, muitas empresas se assustam e imaginam que o processo é complexo e custoso. Imagina precisar mapear todos os riscos e solucioná-los para conquistar a certificação? Sabia que não é bem assim?! O processo pode ser fácil, leve e, principalmente, descomplicado, tudo depende das suas escolhas.

Se você é importador e quer entender melhor como funciona a certificação na modalidade conformidade, continue a leitura e confira pontos importantes para descomplicar o processo e aproveitar as facilidades que o OEA oferece. (Ah, não lembra das facilidades? A gente preparou um conteúdo sobre isso, principalmente com a chegada da DUIMP, clique aqui).

1 – Quem ganha é você

O primeiro ponto é entender que a certificação resulta em uma gestão de risco não para a Receita Federal, mas para sua própria empresa: com análise da sua operação, procedimentos escritos e planos de ação estabelecidos quando necessários, você tem condições de gerar o seu próprio mapa de risco e ter recursos e ferramentas para mitigar possíveis incidentes que possam ocorrer. E é a partir disso que surgem todas as facilidades junto à fiscalização.

2 – Não existe receita pronta

O segundo ponto é ter ciência de que não existe uma receita pronta. Cada empresa é uma empresa, e o processo deve respeitar e incluir esses diferenciais nas análises iniciais e na implementação do projeto. Qual é o histórico aduaneiro da empresa, de que forma ela lida com a gestão da informação, como está a solvência financeira e quais são as pessoas que realmente vão fazer o negócio acontecer, são critérios que sempre devem ser levados em conta.

3 – A certificação não é o final

Outro ponto é lembrar que a certificação não é o final do trabalho: conformidade é uma cultura da empresa e todos os colaboradores devem operar colaborativamente com a gestão de risco. Sempre que necessário, as avaliações de riscos devem ser revisitadas e ajustadas continuamente.

4 – Seguir todas as etapas

Uma forma de descomplicar o processo é seguir todas as etapas estabelecidas no projeto. Nem sempre a certificação é rápida, geralmente leva em torno de 4 (quatro) a 5 (cinco) meses para que todas as análises e procedimentos sejam criados, mas é isso que torna o processo mais fácil e maduro: à medida que a empresa está envolvida e presente em cada etapa, com as pessoas certas em suas atribuições e responsabilidades, é muito mais fácil atingir o resultado depois. Cada etapa tem uma lógica e vamos explicá-las no próximo conteúdo. Clique aqui para se inscrever na nossa newsletter e receber os nossos conteúdos diretamente no seu e-mail. 😉

5 – Conte com bons parceiros

Por fim, como todas as operações, contar com bons parceiros deixa tudo mais fácil, simples e descomplicado. Aqui Freitas contamos com parceiros experientes neste processo de certificação, parceiros atentos às características de cada cliente e com etapas bem desenhadas, tornando o trabalho mais completo e duradouro.

E aí, quer saber um pouco mais e aderir à certificação? Vem bater um papo com a gente! 😀

Abraços,
Equipe Freitas