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Como funciona o processo de certificação do OEA?

Os benefícios da certificação no Programa de Operador Econômico Autorizado já são claros e falamos bastante por aqui: não apenas na gestão de riscos, mas também como isso pode impactar financeiramente no seu negócio. Então você quer entender melhor como funciona o processo de certificação OEA? O texto de hoje te explica as etapas do projeto de certificação. 🤓

Para iniciar o projeto, partimos do cumprimento do marco zero, que são os requisitos de admissibilidade. Esses são requisitos obrigatórios que a Receita Federal determina para os operadores que buscam a certificação. Só pra lembrar, de forma rápida, são eles: 1. Adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE); 2. Adesão à Escrituração Contábil Digital (ECD) – SPED Contábil; 3. Comprovação de regularidade fiscal; 4. Inscrição no CNPJ e recolhimento de tributos federais há mais de 24 meses; 5. Atuação como interveniente em atividade passível de certificação por, no mínimo, 24 meses; 6. Inexistência de indeferimento de pedido de certificação nos últimos 6 meses; e 7. Autorização para determinados requerentes operarem em suas áreas de atuação.

Com esses cumprimentos, é que a Receita parte para a primeira análise da empresa através dos critérios de elegibilidade. Aí que está todo o segredo de um trabalho bem-feito. São cinco critérios analisados para avaliar o quanto a sua empresa é elegível para o Programa: 1. Histórico de cumprimento da legislação aduaneira; 2. Gestão da Informação; 3. Solvência financeira; 4. Política de Recursos Humanos; e 5. Gerenciamento de Riscos aduaneiros.

E então você pode estar se perguntando: mas como eu organizo e demonstro esses critérios para a Receita? Como eu mostro que tenho uma gestão de risco madura e que tenho condições de gerir meu próprio risco?

Há duas formas de se fazer isso: apenas cumprir as etapas do processo, com a apresentação dos procedimentos, ou cumprir as etapas do processo a partir das experiências e particularidades da sua empresa. A gente defende que não existe receita de bolo pronto: se você está disposto a tornar o gerenciamento de risco uma cultura dentro da empresa, ele deve respeitar os ingredientes que há dentro dela.

Dessa forma, o trabalho começa antes mesmo da certificação. Nem sempre é um processo rápido, leva em torno de 4 a 5 meses para que todas as análises e procedimentos sejam elaborados ou aperfeiçoados, mas é isso que torna o processo mais fácil e maduro: à medida em que a empresa está envolvida e presente em cada etapa, com as pessoas certas em suas atribuições e responsabilidades, fica muito mais fácil atingir o resultado e torná-lo uma cultura perene na empresa.

Aqui na Freitas, contamos com a parceria da Rama, especialista neste processo de certificação e que desenvolveu uma metodologia específica para que isso aconteça de forma harmônica. Tudo começa com o diagnóstico e alinhamento com as áreas para embarcar na gestão de risco: é feita uma fotografia do que já é estabelecido e praticado. Depois, todos os procedimentos são revisados e avaliados com base nos objetivos e critérios de conformidade, citados acima.

Metodologia Rama

Isso é realizado a partir de uma metodologia própria que entende se a empresa está minimamente elegível ao Programa, se seus procedimentos e processos tem aderência ao Programa, o quanto está organizada e o quanto cada processo estabelecido é minimamente resiliente, ou seja, em caso de problemas, quanto tempo a empresa demora para mitigar o risco residual e voltar a operar regularmente.

Esses trabalhos são coordenados, mas precisam do engajamento da equipe e apoio da alta administração. A partir do entendimento de todas as necessidades e particularidades, é que a empresa consegue montar a sua própria receita e cumprir todas as fases.

Com todo esse trabalho realizado, a etapa mais tranquila é o preenchimento do Questionário de Auto Avaliação (QAA) no Portal Único Siscomex e anexação das evidências da empresa.

Na sequência, ocorre a elaboração do Mapa de Riscos Aduaneiro, com base na ISO 31.000/2018, cujo objetivo é a implementação de um processo eficaz de Gestão de Riscos. Aqui, a empresa conta com o apoio de ferramentas da própria consultoria para que haja automatização e integração dos processos de Governança, Riscos e Compliance, permitindo assim, a mensuração e controle dos riscos, o que reduzirá significativamente os custos logísticos com os benefícios alcançados com a certificação.

Com a certificação garantida, o trabalho continua com o monitoramento dos processos durante o primeiro ano de projeto, o que contempla o acompanhamento das operações, minimização de riscos e atenção a novas oportunidades para negócios e resultados.

E então, só com todas essas fases, é que você garante o grande troféu da empresa: sabe que a gestão de risco é sua e como dar conta dela, tem a sua própria receita! Mas lembra-se: o processo é contínuo e nem todos os processos precisam ser montados neste momento, ao você entender as fragilidades, particularidades e necessidades, fica fácil planejar e incluir novos ingredientes, sempre que for necessário.

Se interessou? Temos muito o que te contar sobre isso ainda! 😉 Entre em contato e saiba mais!

Abraços,
Equipe Freitas